«El archivo adjunto supera el tamaño permitido»
El límite que te dicen no es el límite que se aplica. Hay un detalle técnico del correo electrónico que se come casi un tercio de lo que envías, y explica por qué a veces rebota algo que «cabía».
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Tienes un archivo de 22 MB. Gmail dice que el límite son 25 MB. Adjuntas, envías, y rebota.
No es un fallo tuyo ni del servidor. Es que el límite no se aplica a tu archivo, sino a lo que pesa una vez metido dentro del correo, y ahí hay un peaje que casi nadie conoce.
El 33 % que no te cuentan
El correo electrónico se diseñó en los años setenta para transportar texto, y sigue funcionando así por debajo. Un archivo binario —una foto, un PDF, un vídeo— no se puede meter tal cual: hay que traducirlo a caracteres de texto. Esa traducción se llama codificación Base64 y está en el estándar desde 1996.
El problema es que Base64 representa cada 3 bytes originales con 4 caracteres. Es decir, engorda el archivo aproximadamente un 33 % antes de mandarlo. Súmale las cabeceras del mensaje y algún separador, y la cuenta real queda así:
| Tu archivo | Lo que viaja de verdad | ¿Pasa un límite de 25 MB? |
|---|---|---|
| 15 MB | ≈ 20 MB | Sí |
| 18 MB | ≈ 24 MB | Justo |
| 22 MB | ≈ 29 MB | No |
La regla práctica: el archivo más grande que puedes adjuntar de verdad es en torno al 75 % del límite anunciado. Con el límite de 25 MB de Gmail, no cuentes con pasar de unos 18 MB. Con los 20 MB de Outlook.com, no pases de 15.
Y hay un segundo filtro que se olvida: manda el límite más pequeño de los dos extremos. Si tú tienes 25 MB pero el servidor corporativo de quien recibe corta en 10, rebota igual. Muchos servidores de empresa están configurados bastante por debajo de lo que ofrecen los servicios gratuitos.
Lo primero: mira qué está ocupando
Antes de comprimir a lo bruto conviene saber de dónde viene el peso, porque la solución es distinta.
Si son fotos
Es el caso más común y el que mejor solución tiene. Una foto de un móvil moderno ocupa entre 3 y 8 MB, y esa resolución no le sirve a casi nadie: quien la va a ver en una pantalla o imprimirla en un folio no distingue una foto de 8 MB de la misma foto a 800 KB.
Con el compresor de imágenes puedes bajarlas de golpe y ver cuánto se ahorra en cada una. Reducciones del 80-90 % sin diferencia visible en pantalla son lo normal. Como se procesan en tu navegador, puedes soltar las veinte fotos a la vez sin esperar una subida.
Si además vas a mandarlas todas juntas, hay algo mejor que veinte adjuntos: júntalas en un solo PDF. Un documento ordenado, con una imagen por página, que quien lo recibe puede pasar como un catálogo en vez de descargar archivo por archivo. Para justificantes, presupuestos con fotos o partes de obra es la diferencia entre parecer profesional y no parecerlo.
Si es un PDF
Casi siempre pesa por las imágenes que lleva dentro, no por el texto. Si es un documento largo del que la otra persona solo necesita una parte, la solución más limpia no es comprimirlo: es quedarte con las páginas que hacen falta. Mandar las 8 páginas del anexo en vez de las 200 del informe completo resuelve el problema y además le ahorra trabajo a quien lo recibe.
Al revés también pasa: si tienes que enviar seis documentos sueltos, únelos en uno. No ahorra apenas peso, pero evita la conversación de «no me ha llegado el tercero».
Si es un vídeo
Aquí hay que ser realista: un vídeo no cabe en un correo, y comprimirlo hasta que quepa lo deja inservible. Si lo que necesitas es solo el audio —una reunión grabada, una entrevista, una clase—, extrae la pista de audio y manda eso: pasa de cientos de megas a unas decenas. Y si lo que quieres es enseñar tres segundos de algo, conviértelo en un GIF corto. Para el resto, el correo no es la herramienta: usa un enlace.
Cuándo rendirse y mandar un enlace
Todo lo anterior sirve para bajar de la línea de flotación. Cuando el material es genuinamente grande —vídeo, un lote de fotos en calidad original, una carpeta de proyecto— la respuesta correcta no es empequeñecerlo, es no mandarlo por correo. Gmail lo hace automáticamente: por encima de su límite sube el archivo a Drive y en el mensaje inserta un enlace.
Ojo con una cosa si tomas ese camino: un enlace compartido suele ser accesible para cualquiera que lo tenga, y los correos se reenvían. Para material sensible, revisa los permisos en vez de dejar el enlace abierto por comodidad.
La lista corta
- Calcula con el 75 % del límite, no con el límite.
- Ten en cuenta el buzón de destino, no solo el tuyo.
- Fotos: comprimir, y si van juntas, a un PDF.
- PDF largo: manda solo las páginas que hacen falta.
- Varios documentos: uno solo.
- Vídeo: quédate con el audio o manda un enlace.