Lo que tu documento de Word cuenta de ti sin que lo sepas

En febrero de 2003, el Gobierno británico publicó un informe sobre la capacidad de ocultación de armas del régimen iraquí. Se difundió como archivo de Word desde una web oficial y sirvió de apoyo público a la posición del Reino Unido en la antesala de la guerra.

Glen Rangwala, entonces investigador en Cambridge, se descargó el archivo y miró dentro. No hizo falta ninguna filtración: el propio documento guardaba el rastro de quién lo había editado y en qué orden. A partir de ahí quedó a la vista que buena parte del texto estaba copiado casi literalmente de la tesis de un estudiante de posgrado, Ibrahim al-Marashi, publicada meses antes, comas incluidas.

El escándalo no lo destapó un informante. Lo destapó un campo de metadatos que nadie se había molestado en borrar.

Un .docx es un ZIP disfrazado

Esto sorprende a mucha gente y es literal: un archivo .docx es un archivo comprimido. Puedes cambiarle la extensión a .zip, descomprimirlo y encontrarte una estructura de carpetas con varios ficheros XML dentro. El texto que ves está en uno de ellos. En los demás hay bastante más.

Lo que un documento de Office guarda habitualmente sin que se lo pidas:

• Autor y último autor en modificar. Normalmente el nombre real con el que se instaló Office, o el de la empresa.
• Nombre de la organización. Si el documento nació de una plantilla corporativa, suele ir dentro.
• Fechas de creación y de última modificación, y el tiempo total de edición en minutos.
• Número de revisiones: cuántas veces se ha guardado.
• Control de cambios y comentarios, si están activados y no se aceptaron o borraron.
• Texto oculto y contenido fuera de los márgenes, que no se ve al imprimir pero está.
• La ruta de la plantilla desde la que se creó, que a veces incluye el nombre de usuario del ordenador.

Los casos donde esto muerde

No hace falta un documento de Estado. Los escenarios cotidianos son bastante más incómodos:

• Mandas un presupuesto a un cliente y en el autor aparece el nombre del cliente anterior, porque reaprovechaste el documento. O peor: quedan comentarios internos del tipo «a este le subimos un 15 %».
• Envías tu currículum y el tiempo de edición dice cuatro minutos, o el nombre del autor es el de la persona que te lo escribió.
• Presentas un trabajo y las revisiones muestran que el documento se creó dos horas antes de la entrega.
• Compartes un informe con control de cambios sin aceptar, y el destinatario puede leer todo lo que se discutió y se quitó antes de enviárselo.

Este último es el más frecuente y el más dañino. El control de cambios no desaparece al desactivar su visualización: solo deja de mostrarse en tu pantalla. Quien lo abra con la vista de marcas activada lo verá todo.

Qué hacer antes de enviar

Lo primero: mira qué hay

No puedes limpiar lo que no sabes que existe. En Word, ve a Archivo → Información y mira el panel de propiedades de la derecha; ahí están el autor, las revisiones y el tiempo de edición. Para una revisión rápida de cualquier archivo, incluidas las imágenes que hayas insertado, puedes usar el lector de metadatos.

Usa el inspector de documento de Word

En Archivo → Información → Comprobar si hay problemas → Inspeccionar documento, Office te enseña qué hay dentro y te deja borrarlo. Es la vía nativa y la más completa para un .docx. Acuérdate de aceptar o rechazar todos los cambios y de borrar los comentarios antes.

Manda un PDF, no el .docx

Esta es la recomendación de fondo, y no solo por privacidad. Salvo que el destinatario tenga que editar el documento, no hay ninguna razón para enviarle el original. Un PDF llega con la maquetación intacta —sin que se le muevan los saltos de página porque tiene otra versión de Word o le falta una tipografía— y de paso deja atrás el historial de revisiones y el control de cambios.

Puedes convertirlo aquí mismo con Word a PDF, o soltando el archivo en el conversor y eligiendo la salida. El documento no se sube a ningún sitio: se convierte dentro de tu navegador. Para un contrato o un informe interno, esa diferencia no es cosmética.

Un matiz honesto: convertir a PDF no borra automáticamente todos los metadatos. Los PDF tienen sus propias propiedades y algunos exportadores copian el autor del documento original. Lo que sí deja atrás con seguridad es el control de cambios, los comentarios, el texto oculto y el historial de revisiones, que es donde está el material realmente comprometido. Si el documento es delicado, revisa después las propiedades del PDF.

Un cambio de costumbre que ahorra sustos

Pon tu nombre —o algo neutro— en la configuración de Office una vez y olvídate: en Archivo → Opciones → General → Nombre de usuario. Es el campo que se copia en cada documento que crees a partir de ahora. Si trabajas para varios clientes desde el mismo ordenador, ese campo es el que va a decirle a uno el nombre del otro.

Y adopta la regla simple: el original se queda en tu equipo, lo que sale es un PDF. Se manda solo el .docx cuando alguien tiene que escribir dentro de él, y en ese caso se pasa el inspector antes.